Excellence Opérationnelle
L’excellence opérationnelle : un outil d’amélioration continue au service d’une performance durable.
Vers plus d’agilité et de performance
Dans un contexte de forte concurrence et de besoin de maîtrise des coûts, plusieurs entreprises recourent à l’excellence opérationnelle comme moyen pour rendre leurs organisations plus agiles et performantes et leurs produits et services plus compétitifs et de meilleure qualité.
Pour être efficace, une démarche d’excellence opérationnelle doit être ancrée de façon durable. Il est en effet important d’inscrire l’excellence opérationnelle en tant qu’axe de la stratégie de l’entreprise. Le management doit être responsabilisé pour structurer une véritable feuille de route EO en lien avec les plans de transformation de l’entreprise. Cette feuille de route est par la suite déclinée en plan d’actions pour chaque entité.
Chaque plan d’actions doit couvrir les priorités d’actions à mettre en œuvre : processus et activités prioritaires ou critiques à optimiser, objectifs de performance à atteindre, etc. Le travail de mise en œuvre de ces actions doit par ailleurs s’inscrire dans une logique d’amélioration continue, de façon que les gains soient pérennisés et durables.
Enfin, pour que les bonnes pratiques soient partagées de façon transverse, les travaux de mise en œuvre des actions d’amélioration doivent s’accompagner par des actions de communication et d’animation de la Communauté EO de façon à valoriser les réussites et créer une véritable dynamique d’équipe (challenges EO, séminaire annuel, etc.).
Une offre articulée autour de 3 axes
- Cartographie des processus métiers (Process Map)
- Diagnostic de performance (Value Stream Mapping, identification et analyse des gaspillages, etc.)
- Recommandations d’actions et plans d’amélioration (5S, Poka Yoke, Kaizen, etc.)
- Pilotage des actions ou projets d’amélioration en s’appuyant sur des démarches qualité innovantes comme le Lean Six Sigma (DMAIC, DFSS)
- Accompagnement au changement pour sécuriser les projets, garantir la pérennisation des actions et des retours sur investissement (ROI)
- Mise en place d’un dispositif de pilotage performant (Gouvernance, tableaux de bord agiles, indicateurs métier…) permettant d’assurer une bonne réactivité
L’excellence opérationnelle au service d’une performance durable des organisations
« L’excellence opérationnelle ne se limite pas à une méthode et des outils, mais doit s’inscrire dans la stratégie et la culture de l’entreprise. »
Zoom sur... La démarche DMAIC
Définir la problématique métier, les objectifs à atteindre et le plan du projet
Élaborer la charte du projet : problématique, voix du client, périmètre couvert par le projet, cartographie macro du processus à optimiser, risques, indicateurs à suivre et business case.
Mesurer la performance du processus à optimiser et identifier les gaspillages
- Réaliser une cartographie du processus et identifier les indicateurs mesurables (CTQ)
- Mesurer les niveaux de performance du processus en question
Analyser les niveaux de performance du processus et identifier les causes racines
Analyser les données liées au processus (VSM, analyse statistique…) et identifier les causes racines (Pareto,…).
Innover / améliorer le processus en question en proposant des solutions permettant de traiter les causes racines identifiées
- Concevoir les solutions cibles et piloter les travaux de mise en œuvre
- Mesurer le niveau de performance du processus amélioré
Contrôler les niveaux de performance du processus amélioré dans la durée
Mettre en place des outils de pilotage de la performance et les suivre dans la durée.
Nos cas concrets en Excellence Opérationnelle
- Contexte et objectifs
Trois enjeux majeurs : la satisfaction client, le bien-être des collaborateurs et l’amélioration du triptyque qualité/coûts/délai.
Mission : formalisation et optimisation des processus de l’unité. Mise en place d’une démarche DMAIC pour les quatre processus les plus complexes et critiques avec :
– Conduite d’ateliers pour comprendre et cartographier les activités du métier
– Modélisation des processus en Swim Lane
– Mise en place d’ateliers KAIZEN avec l’ensemble des contributeurs dédiés à la recherche et la classification des irritants et à la recherche de solutions
– Constitution de groupes de travail pour résoudre les irritants et identifier les pistes d’amélioration - Solution proposée et résultats
– Création d’une cartographie complète des processus et savoir-faire de l’unité
– Accompagnement des Process Owner (PO) à la suite de leur nomination
– Meilleure compréhension partagée des processus métier et renforcement des espaces documentaires associés
– Indicateurs de santé des processus en hausse à la suite de la mise en place du Reporting et du suivi des plans d’action
– Traitement des plans d’action des REX incidents plus fluide
- Contexte et objectif
Organisation d’un séminaire sur le thème de l’Excellence Opérationnelle.
– Préparation du séminaire sur 6 mois afin de le séquencer en 3 temps forts : présentation des 5 piliers de l’Excellence Opérationnelle et illustration à travers des cas concrets d’application dans l’unité, table ronde autour d’un chantier d’amélioration continue, et présentation des résultats du Challenge Excellence opérationnelle (jeu-concours permettant à une douzaine d’entités de partager leurs meilleures initiatives s’inscrivant dans les préceptes et les états d’esprit du Lean Management)
– Définition d’un plan de communication autour du séminaire et interventions en instances d’équipe pour encourager la prise d’initiative et la portée transverse des idées
– Mise en place du Management Visuel dans l’unité
– Mise en place du Gemba Walk - Solution proposée et résultats
- Plus grande sensibilisation au Lean à l’échelle de l’unité dû aux nombreuses communications et au partage des bonnes pratiques
- Gains en efficacité dans l’animation des réunions d’équipe via le management visuel
- Renforcement de la posture managériale et fluidification des relations hiérarchiques via le Gemba Walk
- Fluidification des relations Ingénierie-achats via des ateliers de correction des irritants et frustrations
- Contexte et objectifs
Optimisation des processus de gestion du catalogue de formation.
- Cartographie des processus de gestion du catalogue de formation (initialisation annuelle, création d’une nouvelle formation, mise à jour d’une formation, tarification et suivi budgétaire…)
- Analyse de la performance des processus en question (méthode DMAIC du Lean Six Sigma), identification des irritants et proposition de pistes d’amélioration
- Construction des processus cibles améliorés et proposition d’un nouveau schéma de gouvernance (RACI)
- Accompagnement au changement pour la mise en œuvre des processus cibles (organisation d’un séminaire de présentation des processus cibles avec les interlocuteurs de l’Institut de formation en régions et en central)
- Solution proposée et résultats
- Déploiement de nouveaux processus performants pour la gestion de l’activité formation de l’Institut
- Bonne adhésion des équipes centrales et des équipes locales en région
- Contexte et objectif
Déploiement d’un outil de pilotage des livrables projets et métiers.
- Cartographie des processus (Value Stream Mapping) existants pour le pilotage des livrables de l’unité de pilotage des projets et des unités de maitrise d’œuvre
- Proposition du processus cible et des fonctionnalités nécessaires à implémenter pour l’outillage
- Développement en mode agile d’un outil de pilotage des livrables projet basé sur SharePoint, Power Automate et Power BI dans une démarche de standardisation des processus de pilotage
- Création de workflows automatisés d’approbation et de validation des livrables
- Implémentation de KPI et de de tableaux de bord Power BI pour améliorer le pilotage des projets
- Formation des 400 utilisateurs
- Mise en place d’une démarche d’amélioration continue itérative de l’outil et des processus de pilotage
- Solution proposée et résultats
- Déploiement de l’outil standardisé de pilotage des 300 projets du département
- Traçabilité et pilotage des engagements projets
- Uniformisation des processus de pilotage des projets
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